Agent d'Etat Civil et des Affaires générales H/F

Au sein de la Direction de l’Administration Générale et sous la responsabilité du Chef de service Etat Civil et Affaires Générales vous assurez les missions suivantes :

• Accueil des usagers dans le cadre des démarches administratives et des demandes liées à l’Etat civil,
• Gestion administrative des dossiers liés à l’activité funéraire,
• Participation au recensement de la population et à l’organisation des élections de manière périodique.

 

Missions

• Accueil des usagers pour diverses démarches administratives

1. Accueil physique et téléphonique des usagers dans le cadre du service et de l’accueil de l’Hôtel de ville,
2. Gestion des attestations d’accueil : dépôt des dossiers, enregistrement et délivrance,

Réalisation de diverses tâches administratives : inscription sur les listes électorales, recensement citoyen, copies certifiées conformes, légalisations de signature, ...

1. Mise en œuvre des procédures relatives à l’obtention et à la délivrance des cartes nationales d’identité et des passeports biométriques et préparation des bordereaux d’expédition en Préfecture,
2. Enregistrement des retours des titres d’identité et suivi des recueils et des dossiers incomplets.

Accueil des usagers dans le cadre des demandes liées à l’état civil

1. Réception et prise d’acte des déclarations relatives à l’état civil,
2. Etablissement des différents actes d’état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
3. Gestion des dossiers de cérémonie : enregistrement des dossiers, publication des bans, etc.
4. Assistance auprès des officiers d’état civil lors des cérémonies,
5. Tenue administrative des registres d’état civil,
6. Suivi du traitement du courrier : délivrance d’actes, jugements de divorce, livrets de famille,
7. Transfert de données à l’Insee,
8. Traitement dématérialisé des actes d’Etat civil (COMODEC).

Gestion administrative des dossiers liés à l’activité funéraire

1. Gestion administrative des cimetières communaux,
2. Établissement des titres de concession,
3. Vérification du droit à la propriété, à l’inhumation et à l’exhumation,
4. Etablissement des autorisations municipales : fermeture de cercueil, crémation, inhumation, exhumation, travaux,
5. Suivi de la facturation,
6. Collaboration avec le conservateur du cimetière et les opérateurs funéraires.

Participation au recensement de la population et aux élections de manière périodique

1. Préparation des scrutins, du matériel électoral et aide à la préparation des commissions électorales.

Spécificités du poste

1. Polyvalence sur toutes les missions du service,
2. Travail par roulement : le mardi jusque 19h00 ; le mercredi à 8h00 ; le samedi matin (1 à 2 permanences par mois), les jours de mariage et les dimanches de scrutin.

Profil

Connaissances/diplômes :

1. Maitrise des formalités pour la gestion des cartes d’identité et des passeports,
2. Connaissances des logiciels métiers : Arpège, Ciril élections, ESII, Ubicentrex,
3. Connaissance de l’instruction général de l’état-civil,
4. Connaissances et maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique.

Compétences/qualités requises :

1. Grandes qualités relationnelles tant en ce qui concerne les usagers que les services de l’Etat (Préfecture, Procureur de la République…) et les autres acteurs institutionnels (notaires, autres collectivités, opérateurs funéraires…),
2. Capacités à gérer les conflits et l’agressivité en situation d’accueil,
3. Capacités à prendre du recul,
4. Grande discrétion et réserves indispensables,
5. Sens du travail d’équipe,
6. Grande ponctualité.

Organisation du travail

1. Travail à temps complet et annualisé
2. 32 jours de congés annuels + 10,5 jours de RTT

Rémunération et autres avantages

Rémunération statutaire ou négociable selon profil + prime annuel

Plurelya : Œuvres sociales et culturelles de la fonction publique territoriale (sous conditions)