Assistant de direction (h/f)

Offre d’emploi

Assistant de direction (h/f)

Missions

Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, vous êtes chargé(e) :

De l’organisation et de la tenue du secrétariat de la DGS et du service

 Activités :

  • Gère le planning du / de la DGS et la prise de rendez-vous
  • Assiste et rédige le compte rendu du CODIR
  • Gestion des RAPO dans le cadre de la dépénalisation du stationnement payant
  • Assure le classement des documents et actes émanant de la CASGBS et autres EPCI
  • Assure l’accueil téléphonique
  • Assure le traitement et le suivi des e-mails et des courriers de la DGS et du service (y compris marché forain)
  • Assure ponctuellement un renfort administratif auprès de la juriste
  • Assure le classement et l’archivage des documents  

De la gestion administrative et budgétaire

 Activités :

  •  Assure le suivi budgétaire et la comptabilité du secrétariat général (engagement des dépenses, émission des bons de commande, traitement des factures, etc.)
  • Assure les commandes de fournitures, demandes d’intervention techniques, etc du service
  • Assure la gestion du planning des salles de réunion en mairie
  • Gère les déclarations des syndicats professionnels

De la préparation et suivi administratif et budgétaire de dossiers (en l’absence de ses collègues)

 Activités : peut être amené(e) à effectuer l’ensemble des missions des collègues en leur absence et notamment :

  • Gestion de la fonction courrier
  • Gestion des dossiers de déclaration de sinistres (assurances)
  • Préparation / organisation du Bureau municipal et Conseil Municipal
  • Suivi des actes administratifs
  • Comptabilité du service
  •  Affichage administratif

Compétences/qualités savoir-faire

  • Grande discrétion et réserves indispensables
  • Excellentes compétences relationnelles (élus, institutionnels)
  • Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistanat administratif
  • Bonnes capacités rédactionnelles
  • Sens du service public et du travail d’équipe
  • Capacité à gérer les urgences et la polyvalence des tâche

 

Connaissance/diplômes

  •  Connaissances des bases de la comptabilité publique
  • Connaissances du logiciel Ciril finance de préférence
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et informatiques (outlook, logiciels)
  •  Connaissances en matière d’actes administratifs

 

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13ème mois + comité d’entreprise + nombreuses possibilités de formation.

  • Secteur : Secrétariat Général/Etat Civil
  • Catégories : Catégorie B
  • Cadre d'emploi : Poste vacant - temps complet

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